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【大学院入試】出願書類に不備があるかもしれない時の正しい対処法

大学関連
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私は今年無事に大学院入試を終え、来年から大学院生になります。しかし、入試を受けるにあたって本気で焦ったことが一つありました。それは…

「出願書類の不備」です。

情けないことに、出願書類を提出する際に入れなきゃいけない書類を一つ入れ忘れてしまったんですね。

大学入試も、大学院入試もそうですが出願書類に不備があると入試を受けるために必要な受験票が送られてきません。つまり、入学試験が受けられないという事態になってしまいます。

これは何としても避けなくてはならない…!大学院入試を失敗した場合のリスクはかなり大きいので、失敗の内容に慎重に行動しましょう。

初めに言っておくと、書類不備のまま出願書類の提出期限を過ぎてしまうとアウトです。

優しい大学は「後から書類送ってくれればいいよ〜」と通達してくれるそうなのですが、特に大学院にもなるとこの部分が厳しくなってきます。

出願書類はなんとしても期限内に届ける必要があり、それが基本的に全国、世界中の大学の共通ルールとなっています。なので、出願書類を一度提出し、それで「不備があるかも…」と感じたらすぐに行動を始めてください。

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大学側は書類不備を連絡してくれるか

これは大学にもよります。書類の提出期限に余裕を持って提出すれば、大学側に早く届いて書類の確認を行ってくれるので不備があった場合に連絡をくれるところはあります。

中には、書類不備は受理しないと決めている大学もあります。

書類不備を連絡してくれる大学でも、締め切りギリギリに提出すると、そもそも不備分の書類を提出しようとしてももう間に合わないので試験が受けられない、という場所もあります。

大学のホームページにそういった記載がある場合が多いので、事前にしっかりと確認してください。

もし書類不備に気がついたら

私の場合、郵便で書類を提出し終えてから家に帰り、翌日余分に取っておいた書類を整理していたところで書類不備に気がつきました。明かに予備の書類が多く、絶対に何か提出し忘れていると感じたわけです。

ハーゲル
ハーゲル

え?…どうしよう…今から提出しなおせば大丈夫かな…

気がついた瞬間はめっっっちゃ焦りました。その時既に出願書類提出締め切りが2日後に迫っていたので、その日か翌日のうちに速達で送るしかなかったのです。

幸い、予備の書類があったので新しく書類を全て送り直すことも可能でした。

とりあえずどの書類を送り忘れたのか目安をつけた後、大学に電話することにしました。

大学職員
大学職員

こちら〇〇大学の入試課です。

ハーゲル
ハーゲル

すみません…この度〇〇大学を受験するハーゲルです。

おそらく私の送った書類に不備があるのですが、願書締め切り前に再度提出することは可能でしょうか…?

大学職員
大学職員

締め切りを過ぎなければ大丈夫ですよ。

封筒は何でもいいので不備分だけ送ってください。

ハーゲル
ハーゲル

ありがとうございます!すぐに送ります!!

提出しなおせば大丈夫だ!と確認できた私はその日のうちに提出し忘れたであろう書類を速達で大学に送りました。提出先は「大学の事務に送っていただければ大丈夫です」と言われたので事務宛に送りました。

また、念のため封筒と一緒にお詫び状(表書き)も入れておきました。

お詫び状の例


封筒には「〇〇大学〇〇学部(入学試験課・事務所)=宛名 御中」 と書く。

赤ペンで「入学試験出願書類在中」と左側に書く。

書類に添える「表書き」としてB5かA4の紙に
「〇〇大学〇〇学部(宛名)御中
先日、送付した入学願書必要書類のうち、〇〇(不足の書類)を改めてお送りさせていただきます。
・お手数ですが、よろしくご査収ください。
・お手数をおかけして恐縮ですが、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。」

あとは、氏名、住所、電話番号を書いて、大学側で書類がきちんと届いたかどうかをチェックできるようにしておけばよいと思います。

Yahoo知恵袋

まとめ

もし書類不備に気がついたら

  • 受験する大学に電話して再送可能か尋ねる
  • お詫び状と一緒に不微分の書類を揃える
  • 締め切り前に届くように不備分の書類を送る

以上の3ステップを踏んでください。

ちゃんと後日書類さえ送ることができれば問題ありません。書類不備が一回あったらか大学の合否に影響があるなんてことは有りませんので、焦らずに準備してください。まあ、書類不備がないのが一番なんですけどね笑

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